IMG_5081

Олег Цымбалов

Финансовый директор на аутсорсинге

Как правильно пользоваться финансовыми отчетами

Это часть 20 моей книги “Финансовый контроль для собственника”.

Главный инструмент финансового контроля

Для того, чтобы хорошо контролировать свои деньги, вам нужно научиться пользоваться финансовыми отчетами. Обычно собственники не умеют этого делать. Но к счастью, читать отчеты несложно – нужно только знать, что искать.

Моим клиентам обычно нужно всего 2-3 месяца, чтобы привыкнуть к отчетам, которые я запрограммировал для них. Со временем проверять их становится так же легко, как посмотреть свою электронную почту.

Но не любой финансовый отчет будет вам полезен, а только тот, который составлен правильно. Часто я встречаю отчеты, в которых трудно разобраться. Например, недавно я перешел на новый тариф для мобильного телефона и заметил, что с меня списывают больше денег, чем я ожидал. Сумма была копеечной, но я не люблю платить непонятно за что. Поэтому я решил разобраться и скачал отчет о своих расходах за месяц. Оказалось, что он был на 30 страниц мелким шрифтом. Покопавшись в нем минут пять, я решил не ломать себе голову и зайти в офис сотового оператора.

Там мне объяснили, что я превысил лимит в 10 гигабайт и поэтому с меня взяли дополнительные деньги. Удивительно, что я сам в этом не разобрался. Мне надо было всего-то просмотреть в отчете тысячу записей и понять, что значит Internet_Category_1GВ HSDPA 3G. Так обозначались строчки, где с меня списывали деньги на каждый лишний гигабайт.

Тогда меня осенило – моим клиентам проще контролировать десятки миллионов рублей, проходящих через их бизнесы, чем мне – копейки за мобильный телефон. Ведь мои клиенты используют короткие, понятные отчеты. А в расшифровке затрат по мобильной связи я видел только кучу ничего не говорящих мне букв и цифр.

В этой главе на примере Сергея я покажу вам, как именно финансовые отчеты помогут вам легко следить за вашими деньгами.

Решение проблемы 1: как правильно посчитать прибыль

Когда Сергей попросил меня навести порядок в его компании, я в первую очередь сделал ему отчет о прибыли. Он отвечает на вопрос собственника «Сколько реально заработала моя компания»? У Сергея этот отчет за предыдущий месяц выглядел так (цифры – в тысячах рублей, скобки означают минус):

Продажи                  36 323

Себестоимость        (15 542)

Зарплата                   (6 721)

Реклама                     (5 652)

Прочие расходы      (3 187)

Чистая прибыль      5 221

Компания Сергея производила и продавала только пиво, поэтому я сделал всего одну статью доходов – «Продажи».

Затем я завёл несколько статей крупных расходов. Больше всего Сергей тратил на производство пива. Поэтому я создал статью «Себестоимость», куда вошла стоимость хмеля, солода, бутылок, банок и других материалов, использовавшихся при производстве. Также я завел статьи под зарплату и рекламу. А остальные расходы были копеечными, поэтому я объединил их в статью «Прочие расходы».

Этот отчет всего из 6 строчек показал Сергею, что за прошлый месяц он заработал 5,2 миллиона рублей. Теперь Сергей видел свой бизнес «с высоты птичьего полета» и не зарывался в куче цифр.

Более того, теперь ему не нужно было просить бухгалтера готовить ему отчеты. Он просто заходил через интернет в свою бухгалтерскую программу, выбирал нужный период и сразу получал отчет. Сергею мог посмотреть, сколько денег он заработал за апрель, март, февраль, январь, весь предыдущий год и любой другой период.

Но какими бы мощными ни были компьютеры, цифры в финансовых отчетах правильны лишь настолько, насколько верны исходные данные. Например, когда бухгалтерская программа выдавала Сергею отчет, она просто суммировала тысячи цифр в своей базе данных. И если какие-то из них были неправильными, то и итог получался ошибочным.

Поэтому я решил проверить отчет о прибыли, и для этого запрограммировал ещё один отчет – баланс. Он показал всё, чем компания Сергея владела, а также все её долги. Вот как выглядел баланс на конец месяца (цифры – в тысячах рублей):

Деньги                                 96 349

Долги клиентов                    50 290

Пиво                                    25 417

Сырье и материалы              23 199

Оборудование                     79 481

Прочие активы                    11 172

Итого активов                   285 908

Долги по зарплате                3 810

Долги поставщикам              27 522

Долги по налогам                 12 650

Прочие долги                      5 091

Итого долгов                      49 073

Собственный капитал         236 835

Этот отчет был полезен тем, что показывал бизнес Сергея с другой точки зрения, нежели отчет о прибыли. И мне сразу бросилось в глаза, что в балансе долги клиентов составляли 50 миллионов рублей, в то время как в отчете о прибыли продажи за предыдущий месяц были 36 миллионов.

Сергей давал всем клиентам отсрочку платежа 30 дней, поэтому эти две цифры должны были быть примерно одинаковы. Ведь к концу месяца клиенты уже должны были оплатить пиво, которое Сергей отгрузил им месяц назад. Понятно, что не все платили вовремя, но всё равно 50 миллионов было слишком много. Это значило, что минимум в одном из отчетов была ошибка.

Я стал смотреть, как быстро клиенты оплачивали пиво и выяснил, что ООО «Мутное» задолжало 9 миллионов и не платило уже полгода. Поскольку долг был старым, его не удалось получить.  Таким образом, используя отчет о прибыли и баланс вместе, я смог найти ошибку на 9 миллионов.

Никогда не полагайтесь только на один финансовый отчет. Всегда сравнивайте данные из разных отчетов и смотрите, рассказывают ли они одну и ту же историю. Если нет, значит, где-то есть ошибка. Используя этот метод, вы будете уверены в том, что полагаетесь в своих решениях на достаточно правильные цифры.

Решение проблемы 2: как повысить прибыль компании

Сергей попросил меня посчитать, сколько денег приносит его пивной бар. Чтобы выяснить это, я сделал отчет о прибыли, разделенный по направлениям бизнеса. Вот фрагмент этого отчета, в котором видны продажи и расходы бара за предыдущий месяц (цифры – в тысячах рублей, скобки означают минус):

Продажи                  974

Себестоимость        (118)

Зарплата                   (1 049)

Реклама                     0

Прочие расходы      (870)

Чистая прибыль      (1 063)

Выяснилось, что бар приносил Сергею миллион убытка в месяц, потому что его продаж не хватало, чтобы покрыть расходы на аренду и зарплату персонала.

Нужно было срочно исправлять эту ситуацию. Василий, управляющий баром, пообещал Сергею, что выручка скоро начнёт расти. Сергей согласился дать ему ещё три месяца, но хотел контролировать продажи. Для этого я составил финансовый план бара, в который поставил продажи, увеличивавшиеся на 500 тысяч в месяц, как уверял нас Василий. В этом случае через три месяца бар выходил на прибыль в 200 тысяч в месяц. Сергея это устроило.

Затем каждый месяц я стал сравнивать фактические цифры продаж с плановыми. Прогноз Василия не сбылся. В апреле продажи опять были миллион рублей, а не запланированные полтора. В мае и июне они тоже не выросли. Поэтому бар продолжал приносить Сергею миллион убытка в месяц.

Когда мы снова собрались в июле, Василию нечего было сказать. Цифры однозначно показывали, что проект провальный, поэтому Сергей закрыл его.

Сергей смог принять правильное, хотя и трудное для себя решение, потому что у него были не только фактические цифры прибыли бара, но и его финансовый план. План был эталоном, сравнение с которым ясно показало, что бар – это плохой бизнес.

Для финансового контроля недостаточно фактических цифр. Следите за тем, чтобы финансисты всегда составляли планы вашего бизнеса и ваших личных инвестиций. Только так вы сможете понять, насколько хорошо или плохо обстоят дела с вашими деньгами.

Решение проблемы 3: как узнать, сколько можно забрать из бизнеса

История с 5-литровыми бочонками показала Сергею, что когда у него в бизнесе было слишком много денег, он тратил их на убыточные проекты. Поэтому я посоветовал ему забирать лишние деньги и вкладывать их в другие активы (в первую очередь, в коммерческую недвижимость).

Конечно, Сергею нельзя было вытаскивать из своей компании слишком много. Иначе его бизнес стал бы задыхаться от недостатка оборотки (как это случилось с Михаилом). Сергею нужно было придерживаться золотой середины. Вот как я определил её.

Во-первых, Сергею нужно было оставить достаточно денег в бизнесе, чтобы в любой момент выплатить все долги. Во-вторых, его компании был нужен запас на непредвиденные расходы. Чтобы посчитать эти две суммы, я посмотрел баланс на конец предыдущего месяца. Вот он (цифры – в тысячах рублей):

Деньги                                 96 349

Долги клиентов                    50 290

Пиво                                    25 417

Сырье и материалы              23 199

Оборудование                     79 481

Прочие активы                    11 172

Итого активов                   285 908

Долги по зарплате                3 810

Долги поставщикам              27 522

Долги по налогам                 12 650

Прочие долги                      5 091

Итого долгов                      49 073

Собственный капитал         236 835

Я увидел, что общие долги компании составляют 49 миллионов. К этой цифре на всякий случай я добавил ещё 10 миллионов. Кроме того, Сергею нужно было иметь 10 миллионов на случай форс-мажора вроде экономического кризиса.

А чтобы Сергей в любой момент мог посмотреть, сколько лишних денег было у него в бизнесе, я запрограммировал отчет. Вот как он тогда выглядел (цифры – в тысячах рублей, скобки означают минус):

Всего денег                                    96 349

Погашение всех долгов                  (59 073)

Запас для «форс–мажоров»             (10 000)

Лишние деньги в компании          27 276

Я посоветовал Сергею забрать эти 27 миллионов, что он и сделал. После этого ему нужно было каждый месяц выводить всю заработанную прибыль.

А чтобы Сергею было удобно смотреть, сколько прибыли он ещё не забрал, я запрограммировал отчет об использовании прибыли. Вот как он выглядел за следующий месяц (цифры – в тысячах рублей, скобки означают минус):

Прибыль                              5 347

Личные расходы                  (725)

Выплаченные дивиденды     (2 000)

Дивиденды к выплате         2 622

За тот месяц компания Сергея заработала 5,3 миллиона рублей. За то же время она оплатила личные расходы  Сергея на 700 тысяч. Кроме того, в тот месяц Сергей уже забрал 2 миллиона дивидендов. Поэтому на конец месяца он мог взять ещё 2,6 миллиона. Чтобы узнать всю эту информацию, ему было достаточно посмотреть отчет из 4 строчек.

Решение проблемы 4: Как правильно потратить деньги на себя

Обычно собственник не видит всего, что происходит с его деньгами. Каждый из финансовых отчетов дает ему лишь часть общей картины. Например, баланс показывает деньги в бизнесе (но ничего не говорит о личных активах собственника). В отчете о прибыли собственник видит, сколько заработала его компания, но другие активы (коммерческая недвижимость, банковские вклады и т.д.) опять остаются за кадром. Финансовый план показывает, сколько может заработать бизнес. Но там нет финансовых целей самого владельца. Поэтому обычно собственник более-менее представляет, что происходит в его компании, но не понимает, как распорядиться личными деньгами.

Чтобы заполнить этот пробел, существует личный финансовый план, который показывает собственнику всю финансовую картину. Из этого отчета он узнаёт, насколько успешно он продвигается к своим целям (будь то образование детей, покупка недвижимости для себя или финансовая свобода).

Когда я составил личный финансовый план Сергея, то увязал его желания (жить в Валенсии и других приятных местах) с его финансовыми возможностями. Сергей хотел не просто поваляться на пляже несколько месяцев – он хотел путешествовать всю жизнь. И для этого ему был нужен источник дохода, на который он мог положиться и через 10, и через 30 лет.

Сергею требовалось 350 тысяч долларов в год на личные расходы, и ему были нужны активы, дававшие столько денег. Я посчитал, что для этого Сергею нужно было купить коммерческой недвижимости на 7 миллионов долларов.

У него не было столько свободных денег, поэтому я составил список всех его активов, чтобы понять, какие из них можно использовать для вложений. Вот что получилось (цифры – в тысячах долларов, скобки означают минус):

Деньги                                 950

Квартиры в Москве              2 400

Дом на Кипре                       500

Подушка безопасности        (350)

Доступно для вложения      3 500

Таком образом, у Сергея было 3,5 миллиона долларов для инвестиций. Это было меньше требовавшихся 7 миллионов. Получалось, что Сергей не мог достичь финансовой свободы сразу. Но я посчитал, что он достигнет этой цели, если вложит 3,5 миллиона на 15 лет. Вот как выглядел этот расчет (цифры – в тысячах долларов):

Вложения сейчас                            3 500

Лет до цели                                    15

Доходность в год                           10%

Конечная стоимость актива         15 038

За 15 лет из-за долларовой инфляции личные расходы Сергея увеличились бы с 350 тысяч в год до 700 тысяч. Но к тому времени ему бы уже принадлежала коммерческая недвижимость на 15 миллионов, дающая живыми деньгами те же 700 тысяч в год. Таким образом, он достиг бы финансовой свободы.

Благодаря этим расчетам у Сергея сложилась общая картина его финансов.

Пивоваренный бизнес давал тогда 1,5 миллиона долларов в год. Даже при большом падении продаж он ещё много лет оплачивал бы Сергею комфортную жизнь в Валенсии или других местах.

А вложенные в коммерческую недвижимость деньги росли бы и через 15 лет стали бы полностью оплачивать его личные расходы.

Имея эти расчеты, Сергей продал пустовавшую недвижимость в Москве и на Кипре и купил три объекта в Америке. Так все деньги Сергея стали работать на то, чтобы дать ему стиль жизни, который он хотел.

Решение проблемы 5: как выгодно вложить свободные деньги

При всех плюсах качественной коммерческой недвижимости у нее есть большой минус – в ней трудно разобраться. С другими активами проще. Например, если у собственника есть банковские вклады в долларах, то он знает, что получит 1-3% в год.

С коммерческой недвижимостью сложнее, особенно, если покупать её с помощью ипотечного кредита. Собственник каждый месяц получает деньги от арендатора, выплачивает ипотеку банку и несёт другие расходы. Чтобы понять, сколько собственник в итоге заработает, нужно составить финансовую модель каждого объекта. К счастью, сделать это несложно.

Качественную коммерческую недвижимость снимают надежные компании, и арендная плата прописана в договоре на многие годы вперед. Поэтому доход собственника помещения известен заранее.

С расходами тоже всё просто. Поскольку недвижимость сдается на условиях triple net, у собственника нет затрат по объекту. Ему нужно лишь оплачивать налог с дохода и бухгалтерское обслуживание – а это небольшие суммы, которые к тому же легко посчитать.

Когда Сергей стал присматриваться к офису, арендованному Ситибанком, я сделал финансовую модель этого объекта. Модель показала, что в первый год владения Сергей получит следующую прибыль (цифры – в тысячах долларов):

Прибыль живыми деньгами            45

Уменьшение ипотечного кредита  67

Удорожание помещения                120

Итого прибыль                             232

Поскольку Сергей вкладывал 2,1 миллиона, он получил бы 11% годовых в долларах. Такая доходность его устроила. Из личного финансового плана он знал, что ему нужно было вкладывать деньги с доходностью 10% годовых, чтобы через 15 лет достичь финансовой свободы. А при 11% годовых он сделал бы это даже раньше. Поэтому Сергей купил этот офис в Лос-Анджелесе, а затем – ещё два объекта.

В 2014 году начался кризис и прибыль пивоваренного бизнеса Сергея упала в долларах в 2,5 раза. Но его недвижимость в Америке продолжала стабильно приносить прибыль, потому что её не затронул этот кризис. Каждый месяц она давала Сергею доход «живыми» долларами и при этом росла в цене. Как мы и планировали, с каждым годом она приближала Сергея к финансовой свободе.

Хотите знать, что на самом деле происходит в вашими деньгами? Закажите экспресс-аудит ваших финансов. Кликните на эту ссылку и оставьте ваши контакты, а также напишите слово “экспресс-аудит” в поле сообщения. Стоимость экспресс-аудита – 20 тысяч рублей.

Контакты

Tsymbalov CFO Services
115191 Москва
Малая Тульская улица
дом 2/1, корпус 2
+7 916 579 3950