IMG_5081

Олег Цымбалов

Финансовый директор на аутсорсинге

Как контролировать свой бизнес из любой точки мира

Это часть 7 моей книги “Финансовый контроль для собственника”.

Как контролировать свой бизнес из любой точки мира

Проблема

Татьяна любила много путешествовать. Именно так она и наткнулась на йогу, когда жила несколько месяцев в Индии. Вернувшись в Москву, она открыла одну из первых студий йоги в России. Йога тогда становилась популярной, и бизнес быстро рос. Когда я стал заниматься финансами Татьяны, у неё было уже 7 студий.

После того, как бизнес наладился, Татьяна стала проводить минимум 6 месяцев в году за границей – в Индии, Италии, Англии и других странах. Но её волновало, что в это время она не контролирует свою компанию.

Когда Татьяна просила своего главного бухгалтера прислать отчет о прибыли за месяц, та готовила его несколько дней. А когда Татьяна хотела подробнее посмотреть затраты, ей снова приходилось несколько дней ждать расшифровок. Кроме того, эти отчеты иногда были с ошибками, так как главный бухгалтер делала их вручную.

Поэтому Татьяна попросила меня наладить учёт так, чтобы она могла следить за своим бизнесом из любой точки мира.

Решение

Десять лет назад сделать это было бы сложно и дорого. Финансовый контроль в реальном времени могли получить только большие компании, потратившие миллион долларов на дорогую ERP–систему (навороченную бухгалтерскую программу).

Но за прошедшие годы компьютеры стали намного мощнее. А ERP-системы настолько подешевели, что сейчас даже собственник парикмахерской может её себе поставить. Это похоже на то, что случилось с сотовыми телефонами. В 1990 году они весили 3 килограмма и стоили 10 тысяч долларов. А за следующие 25 лет они стали в 30 раз легче и дешевле и к тому же намного лучше. Ведь в 1990 году с мобильного телефона нельзя было зайти в интернет и посмотреть видео с котэ.

Но в отличие от мобильного телефона, который просто покупаешь и используешь, бухгалтерские программы нужно настраивать. А поскольку большинство бухгалтеров и финансистов не умеют этого делать, во многих компаниях эти системы не работают на полную мощность. Это то же самое, что использовать компьютер только как печатную машинку.

Поэтому когда я навожу порядок в финансах клиентов, мне достаточно настроить уже существующую бухгалтерскую программу. Обычно у клиентов уже есть все необходимые данные – их нужно просто упорядочить.

Так я и сделал в компании Татьяны. Я запрограммировал отчет, в котором были видны продажи и затраты по каждой из её студий йоги. Татьяна стала видеть в реальном времени, сколько прибыли приносит каждая студия. Она просто заходила в свою бухгалтерскую программу через интернет и запускала отчет. Раньше её главбух делала отчет о прибыли несколько дней в Экселе, а теперь компьютер собирал его за несколько секунд.

Это пригодилось Татьяне в кризис 2014 года, когда клиентов стало меньше и прибыль упала. Например, она видела, что каждая студия по-прежнему работает в плюс, поэтому ни одну из них она не закрыла. Тогда в России была паника и некоторые собственники срочно сокращали свои бизнесы – но не Татьяна. Благодаря свежей информации она смогла правильно отреагировать на упавший спрос.

Также этот отчет помог ей сократить расходы. Например, собственники помещений, где находились студии, согласились уменьшить арендную плату на 10-20%. Татьяна каждый месяц проверяла, сколько её компания тратила за аренду и обнаружила, что по двум студиям аренда не снизилась. Оказалось, что её главбух забыла подписать дополнительные соглашения по этим помещениям. Если бы у Татьяны не было прямого доступа к финансовым цифрам, она бы ещё несколько месяцев продолжала переплачивать за аренду.

Благодаря автоматическим отчетам Татьяна всегда знала, что происходило в её компании. Для этого ей был нужен только лэптоп и интернет.

Почему это работает

Вот секрет, позволяющий собственнику получить полезную информацию из моря цифр. Для этого их нужно привязать к статьям финансовых отчетов.

Поясню, что такое привязка данных на примере из жизни. Когда я летал в отпуск на Кипр, у нас был рейс в 3 часа дня из Шереметьево. Утром в день вылета я зашел на YouTube и мне выскочила реклама «Такси в Шереметьево от 1200 рублей». И это не было совпадением.

Как Google, которому принадлежит YouTube, узнал, что мне было нужно такси? Я покупал авиабилеты через интернет, поэтому Google знал, какого числа, в котором часу и из какого аэропорта мы вылетали. И когда Google связал данные обо мне с данными о вылете, он получил ценную информацию – контакты потенциального клиента для компаний такси. А затем Google показал мне рекламу в самый подходящий момент.

У каждого собственника тоже есть куча данных, которые с помощью привязки можно превратить в знания. Например, когда вот как я сделал для Татьяны отчет о прибыли. Скажем, зарплату Ивана Иванова я отнес к йога–студии «Центр», потому что этот тренер работал там. То же самое я сделал с зарплатными налогами, затратами по аренде помещений и всеми остальными доходами и расходами. Так я показал бухгалтерской программе, какие из доходов и расходов относятся к какой студии.

Теперь программа знала, какие цифры нужно было сложить, чтобы посчитать прибыль йога–студии «Центр», «Юг», «Запад» или любой другой. И компьютеру было без разницы, сколько цифр суммировать – десять, сто или тысячу. Всего за несколько секунд программа могла сложить все нужные доходы и расходы за день, месяц или год.

Компьютер – лучший помощник собственника для финансового контроля его компании. Он работает почти бесплатно, не ленится и не читает в рабочее время Facebook. Поэтому я стараюсь использовать бухгалтерские программы на полную мощь у всех моих клиентов.

Хотите знать, что на самом деле происходит в вашими деньгами? Закажите экспресс-аудит ваших финансов. Кликните на эту ссылку и оставьте ваши контакты, а также напишите слово “экспресс-аудит” в поле сообщения. Стоимость экспресс-аудита – 20 тысяч рублей.

Контакты

Tsymbalov CFO Services
115191 Москва
Малая Тульская улица
дом 2/1, корпус 2
+7 916 579 3950